PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

PROYECTO

Calidad en Métodos y Tiempos.

Presentado por:

William Echeverry Correa

Diego Alexander Ramirez

NECESIDAD

Reducir los tiempos improductivos y trabajar con una metodología confiable.

PROBLEMAS

P1: Puntos donde se generan los cuellos de botella.
P2: Perdidas de tiempo con respecto a la maquinaria.
P3: Cronometraje en una linea productiva.
P4: Aplicación de metodología con el fin de optimizar tiempos y recursos dentro de un proceso productivo.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

P4: Aplicación de metodologías con el fin de optimizar tiempos y recursos dentro de un proceso productivo.

Los procedimientos técnicos empleados para calcular los tiempos de trabajo consisten en determinar los tiempos standard, entendiendo como tal el que necesita un trabajador cualificado para ejecutar una tarea con un determinado método.

Actualmente, el problema abarca diferentes situaciones, se deben adquirir conocimientos prácticos sobre como corregir las diferencias producidas al medir el factor de ritmo en un determinado proceso productivo.

Es importante enfocarnos en el problema ya que nos orienta hacia un proceso continuo.

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Describir las diferentes situaciones que retrasan y entorpecen los procesos productivos.

CONVENIENCIA

Que tan conveniente es la investigación?
La investigación es muy conveniente ya que persuade y le aporta ideas a los empresarios o a las personas que deseen serlo, a través de criterios lógicos, donde se analiza la situación real de una organización.

RELEVANCIA SOCIAL

Cual es su relevancia para nuestra sociedad?

El estudio de métodos y tiempos es concebido como una actividad no solo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad,lo que permite orientar a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición cuantitativos y cualitativos. Su importancia se basa en el orden y seguimiento de las actividades lo cual conlleva a mejorar las condiciones laborales de cada individuo.


Que proyección social tiene?

Este enfoque hace énfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento individual quien define en ultima instancia la eficacia de los métodos de control elegidos en la dinámica de gestión.

IMPLICACIONES PRACTICAS

Ayudara a resolver algún problema practico?

Si, porque el estudio de métodos y tiempos se soporta en los datos obtenidos, y es a traves de estos que se toman decisiones de mejora.

VALOR TEÓRICO.

Se lograra llenar algún hueco?

Si, porque por medio de un control apropiado, se pueden llegar a soluciones efectivas en una determinada situación, por ejemplo en una empresa de confeccion las camisas que se fabrican no vienen con la misma calidad que hace unas semanas atrás, por lo tanto se deben tomar medidas inmediatamente, descartando el tipo de tela utilizada podemos pensar que que hay problemas en un punto especifico de la linea de producción o hay mucha carga sobre un empleado o situaciones similares.

La información que se obtenga puede servir para desarrollar o apoyar una teoria?

Si, porque no se sabe con seguridad los problemas que la entidad pueda afrontar en un futuro y la investigación puede servir de base para obtener resultados satisfactorios.


UTILIDAD METODOLÓGICA

Puede ayudar a crear un nuevo instrumento para recolectar y analizar datos?

Si siempre y cuando la entidad se ajuste a los cambios, es decir se pueden hacer mejoras en los programas que siguen las actividades, se puede recolectar información a través de células o grupos de trabajo enfocados en un problema particular.

Sugiere como estudiar mas adecuadamente una población?

Si, ya que se pueden derivar problemas de desempleo, relacionados con las características de cada individuo, es decir se puede estudiar como aplica la sociedad en general, los conocimientos y las experiencias referentes a la calidad de un producto o una producción bien organizada.

CONVENIENCIA DE LA INVESTIGACION

Que tan conveniente es la investigación?

Básicamente la investigación se fundamenta en la búsqueda de la optimización de recursos y tiempos durante el proceso productivo, hay algunos criterios que nos permiten entender el porque es tan conveniente dicha investigación.

* La estandarización o normalización de todas las herramientas e implementos usados en la fabrica, así como las acciones y movimientos de los obreros para cada clase de trabajo.

* La conveniencia de contar con un grupo de planeación.
* El uso de las reglas de calculo e instrumentos similares para ahorrar tiempo.

*Un sistema nemotécnico para clasificar los productos.

Cual es su relevancia para nuestra sociedad?

Es importante para nuestra sociedad porque a través de nuevas formas productivas implementadas por cualquier compañía lo que se busca es maximizar la producción de alta calidad, reduciendo a un mínimo la tasa de desempleo, además de esto el estudio de los métodos y tiempos sirve como base para otras empresas.

Quienes se benefician y de que modo con los resultados de la investigación?

Los altos empresarios, quienes a través de la misma adoptan nuevos métodos de mejoramiento continuo, pero también como lo mencione antes la sociedad productiva también se beneficia porque por medio de las decisiones tomadas por la alta gerencia los empleados se encaminan en una ruta productiva, maximizan determinada producción, optimizan recursos y tiempos por consiguiente mejoran sus condiciones laborales.

Ayudara a resolver algún problema practico?

Si porque una empresa sin ningún tipo de control y/o medición, afronta muchos inconvenientes como por ejemplo: La entrega tardía de un determinado producto, la calidad final de dicho producto, entre otros.

VALOR TEÓRICO

Se lograra llenar algún hueco?

Si como lo mencione antes cada compañía establece sus propios métodos y mediciones que garanticen la continuidad, es decir si la empresa produce un determinado producto pero no tiene en cuenta algunas de las especificaciones del mismo podría acarrear problemas por ejemplo en una empresa de lácteos se debe seguir rigurosamente una metodología y unas mediciones para evitar que los productos derivados se deterioren o malgasten.

Que se espera saber con los resultados que no se conocieran antes?

Se espera saber de muchos otros factores negativos sobre la calidad de un producto a causa de una metodología errónea.

UTILIDAD METODOLÓGICA

Puede ayudar a crear un nuevo instrumento para recolectar y analizar datos?

Lo mas probable es que si, porque la recolección de datos es imprescindible, quizá se hagan mejoras en los programas o software de seguimiento de actividades, diría que esto se va dando a medida que surgen estancamientos o desmejoras en la calidad de un producto.



Pueden lograrse con ella mejoras de la forma de experimentar con una o mas variables?

Si porque suelen suceder situaciones que la empresa desconoce por completo, pero que por medio del análisis de algunas variables relacionadas, desconocidas o establecidas, se experimente y se llegue a una solución efectiva.

COMO SE RELACIONAN LOS METODOS Y TIEMPOS CON LA CALIDAD

Titulo del Problema

Por asociación: las técnica de medición utilizadas en pro de la calidad de un producto y/o servicio determinado.

Descripción del problema

los métodos y tiempos tienen una estrecha relación con la calidad, porque es a travez de estos que podemos evaluar la situación de partida, estableciendo los indicadores, fijando los objetivos, programando las actividades y los puntos de control, y tomando decisiones en función de los resultados obtenidos.

En la actualidad es de suma importancia para las compañias establecer métodos y mediciones que indiquen donde se presentan posibles fallas, sin embargo aun hay desconocimientos con respecto a los métodos y a las técnica de medición; las cuales podrían influir demasiado sobre la calidad de un producto o servicio.

Como se puede relacionar los métodos y tiempos con la CALIDAD?

Elementos del problema

los métodos y tiempos son una serie de instrucciones que especifican el conjunto de factores o recursos que hay que combinar, las cantidades de los mismos, su lugar exacto en el proceso productivo y las operaciones que en cada momento del proceso es necesario aplicar y desarrollar para obtener la mejor calidad en un producto y o servicio.

En relación con la maquinaria:

- Para controlar el funcionamiento de las máquinas, departamentos; para saber el % de paradas y sus causas, para programar la carga de las máquinas, seleccionar nueva maquinaria, estudiar la distribución en planta, seleccionar los medios de transporte de materiales, estudiar y diseñar los equipos de trabajo, determinar los costes de mecanizado, etc.

En relación con el personal.

- Para determinar el nº de operarios necesarios, establecer planes de trabajo,determinar y controlar los costes de mano de obra, como base de los incentivos directos, como base de los incentivos indirectos, etc.




En relación con el producto:

- Para comparar diseños, para establecer presupuestos, para programar procesos productivos, comparar métodos de trabajo, evitar paradas por falta de material, etc.

Formulacion del Problema

Basicamente el problema se centra en la forma (metodos y tiempos) que adopta una compañia con el fin de garantizar la optimizacion de recursos, y la calidad de un producto o servicio

Resumen de Organizacion Industrial. Estudio de los tiempos de trabajo.
Disponible en:www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/.../tiempos%20.pdf

Que acciones tomar para prevenir las perdidas deliberadas de tiempo en una compañía?

El estudio de los métodos de trabajos y la medición de sus tiempos es una técnica de organización básica necesaria para multitud de aplicaciones. A través de esta técnica se pueden descubrir carencias que de otra forma es difícil detectar.

Nos basaremos en algunos elementos que constituyen la estructura fundamental del problema enunciado.



Detección de la actividad de los operarios en sus trabajos. Se pueden definir estándares de producción (N unidades/hora) y medir diariamente si los operarios llegan o no a dicha producción estándar. Se definen la producción Normal y Óptima de manera que la producción Real ha de quedar entre dichas producciones medidas. Ante cualquier desviación salta una alarma que indica que algo no está funcionando.



Comprobación de la organización de una sección en cuanto a tiempos muertos, capacidad de producción, etc. Es posible que los operarios cumplan con su cometido pero por causas ajenas a ellos les sea imposible llegar a las producciones definidas: deficiente reparto de materiales para su procesamiento, órdenes de trabajo equívocas o mal gestionadas, etc.


Ajuste de una sección por necesidades de producción. Es posible que ante una bajada o aumento de producción haya que colocar más máquinas o parar algunas. Se plantea calcular el coste o el ahorro de esa decisión.



Cálculo de saturaciones de operarios. Toda persona tiene un grado de saturación en su trabajo. Si éste es metódico, el cálculo de la saturación es perfectamente medible en un porcentaje sobre 100. Así decimos que una persona está saturada en un 80%. Si el trabajo no es metódico, hay que hacer un análisis organizativo y ver en un periodo semanal, cuál es la saturación u ocupación media.

Implantación de un sistema de incentivos. Es habitual que los operarios hagan horas extra por necesidades de producción. Está comprobado que esas horas suelen ser menos productivas que las habituales por cuestiones de cansancio y se rinde menos. Una forma de evitarlas es implantar un sistema de incentivos en el que se pague por objetivos de producción, siempre pactado con los trabajadores.

Mejora de métodos de trabajo. Suele ser una consecuencia de la medición de tiempos. En ella, el técnico observa los trabajos y propone mejoras en el sistema para la reducción de tiempos que se pueden aprovechar para aumento de producciones, mejor distribución de los trabajos, ajustes de plantilla, etc.

Lluis Galiana, 2009 Organización Empresas: Métodos y tiempos/Control de Producción. 7 Ontinyent 46870 | Valencia. Disponible en:
www.organizacionempresas.es/métodos-y-tiempos.

ESTUDIO DE LOS TIEMPOS DE TRABAJO

Estudio de los Tiempos de Trabajo

Esta técnica de Organización sirve para calcular el tiempo que necesita un operario calificado para realizar una tarea determinada siguiendo un método preestablecido.

El conocimiento del tiempo que se necesita para la ejecución de un trabajo es tan necesario en la industria, como lo es para el hombre en su vida social. De la misma manera, la empresa, para ser productiva, necesita conocer los tiempos que permitan resolver problemas relacionados con los procesos de fabricación.

En relación con la maquinaria:

- Para controlar el funcionamiento de las máquinas, departamentos; para saber el % de paradas y sus causas, para programar la carga de las máquinas, seleccionar nueva maquinaria, estudiar la distribución en planta, seleccionar los medios de transporte de materiales, estudiar y diseñar los equipos de trabajo, determinar los costes de mecanizado, etc.

En relación con el personal.

- Para determinar el nº de operarios necesarios, establecer planes de trabajo, determinar y controlar los costes de mano de obra, como base de los incentivos directos, como base de los incentivos indirectos, etc.

En relación con el producto:

- Para comparar diseños, para establecer presupuestos, para programar procesos productivos, comparar métodos de trabajo, evitar paradas por falta de material, etc.

Otros:

- Para simplificar los problemas de dirección, aportando datos de interés que permiten resolver algunos de sus problemas, para mejorar las relaciones con los clientes al cumplirse los plazos de entrega, para determinar la fecha de : adquisición de los materiales, para eliminar los tiempos improductivos, etc.

El buen funcionamiento de las empresas va a depender en muchas ocasiones de que las diversas actividades enunciadas estén correctamente resueltas y esto dependerá de la bondad de los tiempos de trabajo calculados. Además los tiempos calculados han de ser justos porque:

- De su duración depende lo que va a cobrar el operario, y lo que ha de pagar la empresa.
- Unos tiempos de trabajo mal calculados son el saldo de cultivo ideal para el nacimiento de la mayoría de los problemas laborales.

El procedimiento técnico empleado para calcular los tiempos de trabajo consiste en determinar el denominado tiempo tipo o tiempo standard, entendiendo como tal, el que necesita un trabajador cualificado para ejecutar la tarea a medir, según un método definido. Este tiempo tipo, (Tp), comprende no sólo el necesario para ejecutar la tarea a un ritmo normal, sino además, las interrupciones de trabajo que precisa el operario para recuperarse de la fatiga que le proporciona su realización y para sus necesidades personales.

- El tiempo de reloj ( TR )

Es el tiempo que el operario está trabajando en la ejecución de la tarea encomendada y que se mide con el reloj. ( No se cuentan los paros realizados por el productor, tanto para atender sus necesidades personales como para descansar de la fatiga producida por el propio trabajo ) .

- El factor de ritmo (FR).

Este nuevo concepto sirve para corregir las diferencias producidas al medir el TR, motivadas por existir operarios rápidos, normales y lentos, en la ejecución de la misma tarea. El coeficiente corrector, FR, queda calculado al comparar el ritmo de trabajo desarrollado por el productor que realiza la tarea, con el que desarrollaría un operario capacitado normal, y conocedor de dicha tarea.

- El tiempo normal (TX).

Es el TR que un operario capacitado, conocedor del trabajo y desarrollándolo a un ritmo «normal», emplearía en la ejecución de la tarea objeto del estudio.

Su valor se determina al multiplicar TR por FR:
TN = TR x FR = Cte

y debe ser constante, por ser independiente del ritmo de trabajo que se ha empleado en su ejecución.

- Los suplementos de trabajo (K).

Como el operario no puede estar trabajando todo el tiempo de presencia en el taller, por ser humano, es preciso que realice algunas pausas que le permitan recuperarse de la fatiga producida por el propio trabajo y para atender sus necesidades personales. Estos períodos de inactividad, calculados según un K% del TN se valoran según las características propias del trabajador y de las dificultades que presenta la ejecución de la tarea.
En la realidad, esos períodos de inactividad se producen cuando el operario lo desea.
Suplementos = TN x K = TR x FR x K

- El tiempo tipo (Tp)

Según la definición anteriormente establecida, el tiempo tipo está formado por dos sumandos: el tiempo normal y los suplementos Es decir, es el tiempo necesario para que un trabajador capacitado y conocedor de la tarea, la realice a ritmo normal más los suplementos de interrupción necesarios, para que el citado operario descanse de la fatiga producida por el propio trabajo y pueda atender sus necesidades personales.

- Muestreo.

Este sistema se utiliza cuando hay que calcular los tiempos de gran número de tareas hechas en puestos de trabajo diferentes. Para su ejecución práctica es preciso disponer de un reloj registrador de tiempo que nos indique la hora de comienzo de terminación de cada tarea.
La fórmula que nos determina el tiempo tipo por pieza es:

Tp = TE x p x FR x (1 + K)

En efecto :

TE: Si en un puesto de trabajo determinado se producen n piezas, y se ha anotado un reloj registrador, el comienzo y el fin de la tarea, la diferencia de esas dos lecturas nos indica el Tiempo empleado = TE

Si el analista de tiempos, al observar cada puesto de trabajo (siguiendo las técnicas de muestreo que se verán en el capítulo 9 ) anota si el operario está trabajando o parado, el recuento de los datos tomados, nos permite calcular el % tiempo que está trabajando o parado.
p :es el % medio que el operario está trabajando determinado por muestreo. (TE x p), se define como tiempo de reloj (TR}. FR: se llama «factor de ritmo». K: es el suplemento de descanso. n: es el número de piezas que contiene el lote, cuyo tiempo se está midiendo. Resumiendo: El cálculo del tiempo tipo por pieza se reduce a determinar los valores que en cada puesto de trabajo tienen los factores de la expresión siguiente:

Tp = TE x p x FR x (1 + K)

- Tiempos predeterminados

Los sistemas de medición de tiempos tipo, según valores predeterminados, se basan en analizar los movimientos elementales que constituyen el ciclo a medir, cuyos valores tipo aparecen en tablas, en función de su nivel de actuación.
Los diversos elementos en que se ha descompuesto la tarea no son otra cosa que micromovimientos similares a los therbligs y medidos en la unidad de tiempo denominada UMT (Unidad de medida de Tiempos), cuyo valor es:

1UMT = 0.00001 hora = 1/1000.000 hora
=0.0006 minutos
=0.036 segundos

Los cronómetros digitales electrónicos son los más exactos para medir los tiempos de reloj. En ellos no se producen el error de lectura, ni el de la retención de las agujas, circunstancias que siempre se presentan en los cronómetros mecánicos. Los procedimientos de lectura normalmente utilizados en los cronometrajes son los de: Tiempo acumulado, vuelta a cero.

a) Tiempo acumulado. Se aplica este procedimiento de medición cuando se trata de:

- Ciclos de trabajo corto en los que no es posible dividirlo en sus elementos constitutivos, por su corta duración.

- Ciclos formados por dos elementos solamente: Uno manual y el otro, de máquina con automático.

b) Vuelta a cero. Este procedimiento es el normalmente utilizado en los cronometrajes.
Su aplicación exige dividir el ciclo de trabajo en los diversos elementos que lo forman, de manera tal, que la terminación de cada uno de ellos coincida con el comienzo del siguiente.

Extraído de un documento en formato PDF, Estudio de los métodos de trabajo, tomado de
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/estudtiemtrab.pdf

Bases del control

Se podría comenzar definiendo qué es una base. Bastaría traer a nuestra memoria y fijarnos en la clase de geometría cuando nos explicaban que un triángulo esta conformado por dos elementos principales: base y altura. Para aquel entonces bastaba fijarnos en la parte inferior de la figura y darnos cuenta que sin aquella base ¿sería acaso posible la estabilidad del triángulo? Asimismo funciona con el control organizacional y sus basamentos, podríamos decir que el control se basa en la consecución de las siguientes actividades:

• Planear y organizar.
• Hacer.
• Evaluar.
• Mejorar.

• Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo.

• El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de los objetivos. De éste hacer se desprende una información que proporciona detalles sobre lo que se está realizando, o sea, ella va a esclarecer cuáles son los hechos reales. Esta información debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar.

• El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la información obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que medidas deben ser necesarias tomar.

• La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

Elementos del control

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:

• Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:

o Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.

o Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.

o Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un productos determinado, entre otros.

o Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.

• Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

• Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.

• Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

Áreas del control

El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa. Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo.

Las principales áreas de control en la empresa son:

• Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de producción es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el área de producción son los siguientes:

• Control de producción: El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptima rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.

o Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de los productos o servicios, en cada sección (control de rechazos, inspecciones, entre otros).

o Control de costos: Verificar continuamente los costos de producción, ya sea de materia prima o de mano de obra.

o Control de los tiempos de producción: Por operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos.

o Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto subensamblados como terminados, entre otros.

o Control de operaciones Productivos: Fijación de rutas, programas y abastecimientos, entre otros.

o Control de desperdicios: Se refiere la fijación de sus mínimos tolerables y deseables.

o Control de mantenimiento y conservación: Tiempos de máquinas paradas, costos, entre otros.

Control de ventas: Acompaña el volumen diario, semanal, mensual y anula de las ventas de la empresa por cliente, vendedor, región, producto o servicio, con el fin de señalar fallas o distorsiones en relación con las previsiones.

Pueden mencionarse como principales controles de ventas:

o Por volumen total de las mismas ventas.
o Por tipos de artículos vendidos.
o Por volumen de ventas estacionales.
o Por el precio de artículos vendidos.
o Por clientes.
o Por territorios.
o Por vendedores.
o Por utilidades producidas.
o Por costos de los diversos tipos de ventas.

Control de propaganda: Para acompañar la propaganda contratada por la empresa y verificar su resultado en las ventas.

Control de costos: Para verificar continuamente los costos de ventas, así como las comisiones de los vendedores, los costos de propaganda, entre otros.

Área financiera: Es el área de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el área financiera se presentan a continuación:

Control presupuestario: Es el control de las previsiones de los gastos financieros, por departamento, para verificar cualquier desvíos en los gastos.

Control de costos: Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos de producción, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los cuales están; salarios de la dirección y gerencia, alquiler de edificios, entre otros), financieros como los intereses y amortizaciones, préstamos o financiamientos externos entre otros.

Área de recursos humanos: Es el área que administra al personal, los principales controles que se aplican son los que siguen:

• Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del expediente que verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos médicos, y las no justificadas.

• Control de vacaciones: Es el control que señala cuando un funcionario debe entrar en vacaciones y por cuántos días.

• Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos, entre otros.

Los controles deben conducir por sí mismos de alguna manera a la acción correctiva. No sólo deben decir "que algo está mal", sino "donde, por qué, quien es el responsable, etcétera".

En la utilización de los datos deben seguirse un sistema.

Sus pasos principales serán:

1. Análisis de los "hechos".
2. Interpretación de los mismos.
3. Adopción de medidas aconsejables.
4. Su iniciación, y revisión estrecha.
5. Registro de los resultados obtenidos.
Es indispensable no confundir "los hechos", con su interpretación valorativa.

El control puede servir para lo siguiente:

1. Seguridad en la acción seguida (como el director de una nave que, aunque no tenga que variar el rumbo, usa instrumentos para asegurarse de que el rumbo es el debido).
2. Corrección de los defectos.
3. Mejoramiento de lo obtenido.
4. Nueva planeación general.
5. Motivación personal.
Tolerancias del control
Tolerancias de Control

Tipos de control según su periodiocidad

Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organización, estos son: el control preliminar, concurrente y de retroalimentación. El primero se enfoca en la prevención de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la organización. El segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se están alcanzando, los estándares que guían a la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las políticas que surgen de la función de la planificación, y último tipo de control se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia las operaciones entre sí.

• Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la acción futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el establecimiento de las políticas y su realización. El establecimiento de las políticas forma parte de la función de la planificación, mientras que se realización corresponde a la función de control.

o Selección de recursos humanos y formación de equipos de trabajo: La función de organizar define los requerimientos del trabajo y predetermina los requerimientos de las habilidades de los empleados. Estos requerimientos varían en su grado de especificidad, dependiendo de la naturaleza de la tarea. En el nivel del taller, los requerimientos de las habilidades pueden especificarse tomando en cuenta los atributos físicos y la destreza manual; por otro lado, los requerimientos para las tareas del personal de gerencia que la capacidad de la gerencia es un determinante fundamental del éxito de la organización.

o Materiales: La materia prima que se transforma en un producto determinado debe ajustarse a los estándares de calidad. Al mismo tiempo, debe mantenerse un inventario suficiente para asegurar el flujo continuo que satisfaga las demandas de los clientes. En años recientes se han diseñado muchos métodos que utilizan el muestreo estadístico para controlar la cantidad de los materiales, el cual consiste en la inspección de las muestras más que de todo el lote. Estos métodos son menos costosos en cuanto al tiempo de inspección, pero existe el riesgo de aceptar materiales defectuosos si la muestra no tiene ningún defecto.

o Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.
La dirección sigue la cadena de mando formal, pues la responsabilidad de cada superior es interpretar para sus subordinados las órdenes recibidas de niveles más altos. La relativa importancia de dirección depende casi por entero de la naturaleza de las actividades llevadas a cabo por los subordinados.

• Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de control retroalimentativos consiste en que éstos destacan los resultados históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuales son los cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas.
Técnicas para el control

Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

• Contabilidad
• Auditoria
• Presupuestos
• Reportes, informes
• Formas
• Archivos (memorias de expedientes)
• Computarizados
• Mecanizados
• Gráficas y diagramas
• Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
• Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.
• Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.
• Métodos cuantitativos
• Redes
• Modelos matemáticos
• Investigación de operaciones
• Estadística
• Cálculos probabilísticas

los factores críticos de éxito constituyen el punto inicial estratégico de un buen sistema de control. Un ejemplo de factores de éxito considerados son los que se muestran en la siguiente tabla:

FACTORES DE ÉXITO DEFINICIÓN ASPECTOS CLAVES

EFICACIA Cumplimiento de metas. Mide el grado porcentual de cumplimiento con respecto a una meta • Adecuación de recursos

• Costo-Efectividad
• Costo-Beneficio

EFECTIVIDAD Congruencia entre lo planificado y los logros obtenidos en el tiempo. • Metas formuladas

• Cumplimiento de metas
• Logros
• Gestión

RESULTADO/RELEVANCIA Para qué se investiga. Mide el total alcanzado. • Pertinencia
• Impacto
• Oportunidad

PRODUCTIVIDAD Capacidad transformadora del conocimiento producido. Mide la relación costo-producto • Cobertura
• Costos
• Calidad

DISPONIBILIDAD DE RECURSOS ¿Con qué se dispone y cuánto se requiere? • Humanos
• Materiales
• Financieros

• DE CASTRO, Emilio. P

GARCÍA DEL JUNCO, Julio
Administración y Dirección
2.001
España: McGraw - Hill Interamericana de España, S.A.

• CHIAVENATTO, Adalberto

Administración: Proceso Administrativo
Tercera Edición
Colombia: Makron Books Do Brasil Editora, LTDA.

• IVANCEVICH, John M

LORENZI, Peter
SKINNER J., Steven
Gestión: Calidad y Competitividad
1997
España: McGraw - Hill Interamericana de España, S.A.

• STONER, James A. F. Stoner;

FREEMAN, Edward R.
Administración
1996
Sexta Edició
México: Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A.

• CALLEJAS GONZÁLEZ, Aquilino

Los Alcances del Control de Gestión
2002
Director de la especialización de finanzas y Administración Pública.

• ROYERO, Jaim

Instituto Universitario de Tecnología José Antonio Anzoátegui.

Autor principal del articulo:

Cabrera, Elibeth, Modelo de control de gestión para sistemas de investigación universitarios 2002. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtm